§ 3 GenTAufzV: Unterschiedliche Anforderungen an Papier und digiale Aufzeichnungen? – 2. Teil: Aufzeichnungen in Papier –

Die Norm soll deshalb in 3 Teilen dargestellt werden:

• im 1. Teil geht es um die generelle Systematik,
• im 2. Teil um Aufzeichnungen in Papier und
• im 3. Teil um Aufzeichnungen in digitaler Form

Heute:

2. Teil: Aufzeichnungen in Papier

Nach einer systematischen Darstellung im letzten AGCT-Gentechnik.report sollen nun diejenigen Teile des § 3 GenTAufzV erörtert werden, die sich auf Aufzeichnungen in Papier beziehen:

So kann § 3 Abs. 1 S. 1 GenTAufzV entnommen werden, dass Aufzeichnungen weder durch Streichung/auf andere Weise unleserlich gemacht werden dürfen. Dies hat vornehmlich Papieraufzeichnungen im Blick, da bei digitalen Aufzeichnungen nicht gestrichen, sondern in der Regel gelöscht wird. Es darf bei Papieraufzeichnung weder mittels eines Eddings gestrichen noch mittels Tipp-Ex überschrieben werden; zieht man Streichungen bei Eintragungen in Grundbüchern heran, so wird mit einem Lineal gestrichen werden dürfen, wenn zugleich an der Seite kenntlich gemacht wird, wer diese Streichungen veranlasst hat. Es empfiehlt sich insofern ein Datum und ein Namenskürzel. Darin kommt der Gedanke zum Ausdruck, dass schriftliche Aufzeichnungen Urkundscharakter haben. 

Es dürfen nach § 3 Abs. 1 S. 2 GenTAufzV zudem keine Veränderungen vorgenommen werden, die nicht erkennen lassen, ob sie bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später vorgenommen worden sind. Auch darin kommt der Urkundscharakter zum Ausdruck, so dass – etwa wie früher in Grundbüchern – gefordert wird, dass bei der Vornahme von Veränderungen die ursprüngliche Eintragung immer noch erkennbar bleiben muss. Dies betrifft beispielsweise das Herausnehmen von Seiten oder die Ergänzung von Seiten. Vergleichbare Vorschriften gibt es im Bereich von Arzneimitteln.

Auch § 3 Abs. 3 GenTAufzV gehört systematisch zu den Papieraufzeichnungen. Danach sind Aufzeichnungen vom Betreiber, dem von ihm beauftragten Projektleiter oder einer von diesen bestimmten Personen zu unterschreiben. Dies rekurriert erkennbar auf § 3 Abs. 1 GenTAufZV und die Papierurkunde, da deren Urkundsqualität erst durch die Unterschrift entsteht. Fraglich ist, was „unterschreiben“ bedeutet? Unterschreiben ist nicht schriftlich im Rechtssinne! Lediglich der Begriff „schriftlich“ ist in § 126 Abs. 1 BGB definiert, wonach, wenn durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben ist, die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden muss. Begrifflich und rechtlich sind „zu unterschreiben“ und „schriftlich“ (§ 126 BGB) nicht identisch. Daraus folgt also nicht automatisch, dass die strengen Anforderungen der Schriftform nach § 126 BGB gelten. Eine Verwaltungsvorschrift kann bspw. verlangen, dass ein Protokoll „vom Vorsitzenden zu unterschreiben“ ist. Hier dient die Unterschrift lediglich der Authentifizierung; die Vorschrift verweist nicht auf § 126 BGB. Im öffentlichen Recht wird häufig zwischen Schriftform und der bloßen Unterzeichnung eines Dokuments unterschieden. Eine Unterschrift kann lediglich die Verantwortungsübernahme oder Echtheit dokumentieren, ohne dass die zivilrechtliche Schriftform des § 126 BGB gemeint ist. Zu unterschreiben meint im Zusammenhang mit den Aufzeichnungen, dass die eindeutige Zuordnung zu dem Verantwortlichen gewährleistet sein muss; dafür spricht auch, dass die Verantwortlichen im Einzelnen in § 3 Abs. 3 GenTAufzV genau bezeichnet sind, nämlich Betreiber, von ihm beauftragte PL oder eine von diesen bestimmten Personen. Das Gesetz verlangt also, dass eine Eintragung auf eine dieser Personen zurückverfolgt werden können muss. Folglich ist nicht schriftlich im Sinne des § 126 BGB gemeint ist, sondern unterschrieben im Sinne von Verantwortungsübernahme oder Echtheit. Beispiel: gez. 01.10.26 KA. Eine Unterschrift ist folglich bereits für die Aufzeichnung in Papier nicht gefordert, sodass es auch bei Aufzeichnungen in Papierform nicht auf § 126 BGB ankommt, wonach eine schriftliche Form durch eine elektronische erfolgen kann.

Fazit: Die Anforderung, dass ein Dokument „zu unterschreiben“ ist, ist nicht gleichbedeutend mit der Anordnung der Schriftform nach § 126 BGB. Da die GenTAufzV nicht ausdrücklich die Schriftform verlangt, gelten die Anforderungen des § 126 BGB nicht;  es reicht ein Namenskürzel, der erkennen lässt, wer für die Eintragung verantwortlich ist.