Zur Frage der Korrespondenz mit der Behörde per E-Mail oder per Fax?

Gerade in Coronazeiten ist das Bedürfnis nach digitaler Kommunikation noch einmal deutlich gestiegen. Auch darf man nicht verkennen, dass Informationen per E-Mail, SMS oder WhatsApp in Bruchteilen von Sekunden zugehen und der Austausch von Information so beschleunigt wird. Die Zugangsfiktion des § 41 Abs. 2 S. 1 VwVfG, wonach ein Poststück, das im Inland durch die Post übermittelt wird, drei Tage nach seiner Aufgabe zur Post als bekannt gegeben gilt, mutet hingegen etwas antiquiert an. Insofern ist das Ansinnen von Antragstellern, mit der Behörde per E-Mail oder per Fax zu kommunizieren, nachvollziehbar. Dementsprechend gilt, dass Mitteilungen gegenüber der Behörde auch per E-Mail wirksam sind, es sei denn das Gesetz erfordert ausdrücklich eine Schriftform, d.h. Unterschriftform (§ 126 BGB) oder der Absender ist nicht erkennbar. Das BGB geht nämlich vom Grundsatz der Formfreiheit aus, so dass Erklärungen und Verträge, sogar mündlich und telefonisch abgeschlossen, wirksam sind. Ist eine Schriftform also nicht vorgesehen und aus der E-Mail der Absender auch klar erkennbar, etwa weil er wie auf einen Briefbogen im unteren Teil seine Kontaktdaten aufgenommen hat, ist in diesen Fällen auch eine Mitteilung an eine Behörde per E-Mail möglich. Eine Schriftform (§ 126 BGB) wird gesetzlich in der Regel bei Anträgen oder Rechtsmittel gefordert, nicht aber bei einer ergänzenden Erklärung. So ist in § 3 GenTVfV (Gentechnik-Verfahrensverordnung) vorgesehen, dass die Anzeige, Anmeldung oder der Antrag auf Erteilung einer Genehmigung nach dem GenTG vom Betreiber schriftlich in einer von der Genehmigungsbehörde zu bestimmenden Zahl von Ausfertigungen einzureichen ist. Dem Schriftformerfordernis wird auch durch eine elektronische Form Genüge getan, d.h. durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz. Diese Möglichkeit dürfte in den wenigsten gentechnischen Anlagen allerdings zur Verfügung stehen. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts (BVerfG) und des Bundesgerichtshofs (BGH) ist heute anerkannt, dass Rechtsmittel grundsätzlich per Telefax eingelegt und begründet werden können. Bei klarer Herkunft der Telefaxnachricht ist eine eigenhändige Unterschrift nicht erforderlich. Dies dürfte mithin auch für andere Erklärungen gelten, für die an sich ein Schriftformerfordernis besteht, so etwa für Anträge nach dem GenTG. Das Schriftformerfordernis ist überdies nach § 3 GenTVfV nur für die Anzeige, Anmeldung und Genehmigung, nicht aber für Mitteilung nach § 21 GenTG vorgesehen. Auch die Auslegungshinweise der Bund-/Länder Arbeitsgemeinschaft Gentechnik (LAG-Gentechnik) sehen weder für normale Mitteilungen noch für ergänzende Erklärungen im Rahmen eines entsprechenden Antrags eine Schriftform vor, sodass eine Erklärung per E-Mail wirksam ist. Der Zugang lässt sich in der Regel auch dadurch auf beiden Seiten dokumentieren, dass die gesendete E-Mail nach dem Versand und die erhaltene E-Mail abgespeichert werden.